弊社では主にSlackでコミュニケーションをしており、
運用に関する通知や自動化をSlack上で動作するように構築しています。

下記画像のように、Booking.com経由でのAgoda予約を通知する方法を紹介いたします。

なぜ「Booking.com経由のAgoda予約」が問題なのか？

宿泊施設にとって、Booking.comがAgodaに在庫を供給することで発生する「Agoda予約」は、非常に厄介な運用を強いてきます。

連絡が取れない： ゲストのメールアドレスがAgodaのシステムでマスクされ、Beds24からの自動送信メール（チェックイン案内など）が届かない。
情報の欠落： 電話番号が不明だったり、決済条件が複雑だったりする。
気づけない： 通常のBooking.com予約と同じ扱いでカレンダーに並ぶため、特別な対応が必要な予約であることに気づくのが遅れる。

この記事では、Beds24の「Auto Actions」を活用して、これらの予約を即時に検知し、運用を自動化する解決策を解説します。

Auto Actionsによる「Agoda予約専用通知」の構築

Beds24のAuto Actionsとは、予約管理におけるあらゆるルーチンワークを自動化するための機能です。

通常、予約が入ると「サンクスメールを送る」「清掃スタッフに連絡する」「台帳にフラグを立てる」といった作業が発生しますが、これらを人間が手動で行う必要はありません。特定の条件（トリガー）を設定しておくことで、何らかのアクションを行うことができます。

Trigger (トリガー) の設定

「どの予約に対して、いつ実行するか」を設定します。

1. 実行タイミング（Time）

予約が入った瞬間にアクションを起動させるための設定です。

Trigger Event: Booking (but not after Check-out)
理由： 新規予約だけでなく、予約内容の変更があった際も検知対象に含めるためです。チェックアウト後の不要な動作は防ぎつつ、滞在前の変更にはしっかり対応します。
Trigger Time: Immediate
理由： 予約が入った直後に通知やメッセージ送信を行うため、「即時（Immediate）」を選択します。

2. Agoda予約を特定する条件（Template Variable）

ここが今回の設定の最重要ポイントです。通常のプルダウン選択だけでなく、Template Variable（テンプレート変数）を用いて、より詳細な条件分岐を行います。

Template Variable: [IFIN:35640799:[GUESTPHONENUM]:yes|no]
演算子: equal
値: yes

【解説】この設定の意味は？

Booking.com経由でのAgoda予約は、電話番号が +81 20 3564 0799 という値になります。

この特性を条件として、Beds24のTemplate Variablesから条件に一致する電話番号を抽出します。

Actionの設定

検知した予約に対して、具体的に何を行うかを設定します。

オートアクションでは、ひとつのトリガーに対して複数のアクションを同時に実行させることができます。

今回は、現場でのミスを未然に防ぎ、運用をスムーズにするために特に有効な3つのアクションを紹介します。

1. Flag TextとFlag Colour（視覚的な可視化）

カレンダー上で、その予約が「特別対応が必要なAgoda予約である」ことを一目で判別できるようにします。

Flag Text: ⚠️（絵文字など）
Flag Colour: 任意の目立つ色（例：緑系 3f7f00 など）

【運用のメリット】 画像のように、カレンダー上の予約バーにアイコンが表示されるようになります。これにより、スタッフが予約詳細を開く前に「これはメールアドレスの回収が必要なゲストだ」と直感的に把握でき、対応漏れを物理的に防ぐことが可能です。

2. Slackへの通知

Webhook連携を用いることで、予約が入った瞬間にSlackなどのチャットツールへ通知を飛ばせます。

本記事では、SlackのIncoming Webhookの説明は割愛します。
以下の記事などを、参考ください。

SlackのIncoming Webhooksを使い倒す

設定方法: 「Webhook」タブから、Webhook URLと送りたいメッセージ（予約者名、イン日、ソース名など）を設定します。
メッセージ例:

{
	"channel": "#agoda-booking-detection",
	"username": "Agoda予約検知くん",
	"icon_emoji": ":warning:",
	"text": "Agoda経由の予約が入りました。\n施設名：[PROPERTYNAME] / [ROOMNAME] \nイン〜アウト日：[FIRSTNIGHTYYYY-MM-DD] ~ [LEAVINGDAYYYYY-MM-DD]\nゲスト名：[GUESTFIRSTNAME]\nゲストメアド：[GUESTEMAIL]\nbeds24 URL: [VIEWBOOKING]\n対応マニュアル:{任意のURL}
}

ここも、Template Variablesを用いて、チェックイン日やBeds24上の該当予約URLなどを埋め込んでいます。
また、対応マニュアルなども仕込むことで、次に行うべきアクションを迅速化しています。

【運用のメリット】 PCの前にいなくても、スマートフォンへのプッシュ通知で「即座に」異常を検知できます。特にBooking.com経由のAgoda予約はスピード勝負になることが多いため、このリアルタイム性は大きな武器になります。

3. メール送信

Webhookの設定が難しい場合は、手軽なメール送信で通知を構築することも可能です。

設定方法: 「Messaging」タブから、自社（スタッフ）のメールアドレス宛に通知が届くよう設定します。
活用のコツ: ゲストに対しても、このタイミングで「システム上メールアドレスが隠されているため、直接教えてほしい」という旨の自動返信メールを送る設定を組み合わせておくと、より効率的です。

最後に

Booking.com経由で入るAgoda予約は、宿泊施設にとって「連絡が取れない」「情報が足りない」という大きなリスクを孕んだ存在です。しかし、今回紹介したBeds24のAuto Actionsを正しく設定すれば、そのリスクの大部分を自動でコントロールできるようになります。

今回のポイントの振り返り

Agoda予約をピンポイントで仕分ける。
フラグ（⚠️）を立てて、カレンダー上での視覚的なミスをゼロにする。
Slackやメールで即時通知し、ゲストとのコンタクトを最速化する。

こうした小さな自動化の積み重ねが、ゲストの満足度向上だけでなく、現場スタッフの精神的な余裕（オペレーションの安定）にも繋がります。

「設定が少し難しそう…」と感じるかもしれませんが、一度構築してしまえば、あとはBeds24が24時間体制であなたの代わりに「Agoda予約」を監視し続けてくれます。